Externer Datenschutzbeauftragter für Ihr Unternehmen

Sie möchten die Benennungspflicht klären, Datenschutzaufgaben auslagern oder Ihren bisherigen Dienstleister wechseln? Rechtsanwältin Sarah Op den Camp bespricht mit Ihnen, welche Betreuung zu Ihrer Organisation passt. Von Nürnberg und Fürth aus begleitet ODC Legal Mandanten deutschlandweit.

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Im Kennenlerngespräch schildern Sie Ihre Situation. Leistungsumfang und Kosten einer anschließenden Prüfung oder laufenden Betreuung vereinbaren wir vor Mandatsbeginn.

Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?

Ein externer Datenschutzbeauftragter ist ein unabhängiger, vertraglich beauftragter Experte für Datenschutzrecht und Datenschutzpraxis. Er berät das Unternehmen, überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften und ist Ansprechpartner für Aufsichtsbehörden und betroffene Personen.

Die Datenschutz-Grundverordnung erlaubt die Wahrnehmung dieser Aufgaben auf Grundlage eines Dienstleistungsvertrags. Die Geschäftsführung bleibt für rechtmäßige Datenverarbeitung und die Umsetzung erforderlicher Datenschutzmaßnahmen verantwortlich.

Für Sie bedeutet das: Sie gewinnen Datenschutzexpertise, ohne selbst eine interne Fachkraft für die DSB-Rolle ausbilden zu müssen. Entscheidungen und Zuständigkeiten werden nachvollziehbar dokumentiert.

Wann ist ein Datenschutzbeauftragter Pflicht?

Die Benennungspflicht folgt insbesondere aus Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG. Entscheidend sind Ihre Datenverarbeitung und die gesetzlichen Voraussetzungen.

Mindestens 20 Personen: die Regel im BDSG

Ein Datenschutzbeauftragter ist in Deutschland grundsätzlich zu benennen, wenn in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind. Eine pauschale Zählung sämtlicher Mitarbeiter reicht für die Prüfung nicht aus.

Welche Tätigkeiten und Personen zählen, klären wir anhand Ihrer Abläufe, etwa in Vertrieb, Personalverwaltung und Kundenservice.

Auch unter 20 Personen kann eine Pflicht bestehen

Unabhängig von dieser Grenze kann die Benennung erforderlich sein: etwa wenn die Kerntätigkeit eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von Personen oder eine umfangreiche Verarbeitung besonderer Datenkategorien umfasst.

Weitere Fälle nennt § 38 BDSG, darunter Verarbeitungen mit verpflichtender Datenschutz-Folgenabschätzung sowie bestimmte geschäftsmäßige Verarbeitungen zur Übermittlung oder Markt- und Meinungsforschung. Die Verarbeitung einzelner Gesundheitsdaten allein begründet noch keine pauschale Benennungspflicht.

Wichtig: Gesetzlich vorgeschrieben ist unter diesen Voraussetzungen ein Datenschutzbeauftragter. Ob Sie einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten benennen, ist grundsätzlich Ihre Wahl. Datenschutzpflichten gelten auch ohne DSB.

Unsere Leistungen als externer Datenschutzbeauftragter

Die gesetzlichen Aufgaben eines DSB stehen in Art. 39 DSGVO. ODC Legal verbindet laufende Datenschutzberatung mit einer strukturierten Bestandsaufnahme. Welche ergänzenden Leistungen Bestandteil Ihres Mandats werden, halten wir im Angebot fest.

Datenschutz-Audit und Maßnahmenplan

Zum Einstieg prüfen wir vorhandene Unterlagen, Verantwortlichkeiten und zentrale Verarbeitungsvorgänge. Ein Datenschutz-Audit zeigt, wo Dokumentation fehlt, Risiken bestehen oder Abläufe angepasst werden sollten.

Sie erhalten einen priorisierten Überblick mit konkreten Empfehlungen. Gemeinsam legen wir fest, wer welche Maßnahme übernimmt und wie deren Umsetzung nachgehalten wird.

Regelmäßige Datenschutz-Audits helfen anschließend, Veränderungen im Unternehmen zu erfassen und den Datenschutzstand zu überprüfen.

Ein Beispiel: Ihr Vertrieb möchte ein neues CRM einsetzen. Vor der Einführung werden Datenflüsse, Zugriffsrechte, Speicherfristen und beteiligte Dienstleister betrachtet. Daraus ergeben sich konkrete Aufgaben für Einkauf, IT und Fachabteilung.

Datenschutzorganisation und Dokumentation

Wir unterstützen Sie beim Aufbau einer nachvollziehbaren Datenschutzorganisation: mit Zuständigkeiten, Berichtswegen und praktikablen Prozessen für Auskunft, Löschung und neue Projekte.

Je nach vereinbartem Umfang beraten wir zu Verzeichnissen von Verarbeitungstätigkeiten, Datenschutzinformationen und Löschkonzepten. So können Sie gegenüber Kunden und Geschäftspartnern erklären, wie Ihr Unternehmen Daten schützt.

Auftragsverarbeiter, Cloud und digitale Tools

CRM, Newsletter, Personalsoftware und Cloud-Dienste bringen unterschiedliche Datenschutzfragen mit sich. Wir prüfen mit Ihnen die datenschutzrechtlichen Anforderungen an Dienstleister und die erforderlichen Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung.

Bei Übermittlungen an Empfänger außerhalb der EU beziehungsweise des EWR betrachten wir zusätzlich die Anforderungen an internationale Datentransfers. Neue Tools sollten deshalb frühzeitig mit dem DSB abgestimmt werden.

Für die Verwendung von KI-Anwendungen ist ebenfalls zu klären, welche personenbezogenen Daten eingegeben werden dürfen, wie der Anbieter sie verarbeitet und welche internen Regeln Ihre Organisation benötigt.

IT-Sicherheit und Datensicherheit

Datenschutz und IT-Sicherheit greifen ineinander. Wir beraten zu den rechtlichen Anforderungen an technische und organisatorische Maßnahmen, beispielsweise Berechtigungen, Zugriffsschutz und sichere Kommunikation.

Die technische Umsetzung erfolgt durch Ihre IT oder beauftragte Experten. Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit der Daten gehören dabei zusammen; eine rechtliche Prüfung ersetzt keinen technischen Sicherheitstest.

Schulungen und Beratung im Tagesgeschäft

Mitarbeiter brauchen verständliche Orientierung: Welche Informationen dürfen per E-Mail verschickt werden? Wie geht man mit Bewerberdaten um? Wann muss ein neuer Dienstleister geprüft werden?

Bedarfsgerechte Schulungen und abgestimmte Kommunikationswege helfen, Datenschutz im Arbeitsalltag zu verankern. Ihre Geschäftsführung erhält Beratung zu aktuellen Datenschutzthemen und den nächsten notwendigen Entscheidungen.

Datenschutz-Folgenabschätzung und Datenschutzverletzungen

Bei voraussichtlich hohem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich sein. Der DSB berät hierzu und überwacht ihre Durchführung.

Bei Datenschutzverletzungen unterstützen wir die rechtliche Bewertung, die Dokumentation und die Prüfung von Melde- und Benachrichtigungspflichten. Der vereinbarte Meldeweg sollte allen Verantwortlichen bekannt sein.

Eine gegebenenfalls erforderliche Meldung an die Aufsichtsbehörde ist unverzüglich und möglichst innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden abzugeben. Bei einem Vorfall sollten Sie deshalb sofort handeln und Beweise sichern.

Ob zusätzlich betroffene Personen informiert werden müssen, hängt insbesondere vom Risiko ab. Nicht jeder Vorfall ist meldepflichtig; die Bewertung und die ergriffenen Maßnahmen müssen jedoch nachvollziehbar dokumentiert werden.

Interner Datenschutzbeauftragter oder externer DSB?

Beide Modelle können die gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Der Unterschied liegt vor allem im Aufbau der Fachkenntnisse, der betrieblichen Einbindung und der Organisation der Betreuung.

Für viele Unternehmen ist ein interner Datenschutzkoordinator als Schnittstelle zum externen Datenschutzbeauftragten sinnvoll. Er sammelt Informationen und koordiniert die Umsetzung, während die fachliche Beratung und Überwachung extern erfolgen.

Zu den Vorteilen der externen Betreuung zählen der Zugang zu Fachwissen, unabhängige Bewertungen und ein auf Ihr Unternehmen zugeschnittener Umfang. Sie kann interne Ausbildungskosten reduzieren und Ihr Team entlasten.

Für die Auswahl zählen außerdem passende Branchenkenntnisse, nachvollziehbare Berichte und eine verlässliche Vertretungsregelung. Lassen Sie sich erklären, wie Rückfragen, dringende Datenschutzthemen und die Zusammenarbeit mit Ihrer IT organisiert werden.

Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten

Die Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten hängen insbesondere von Unternehmensgröße, Branche, Datenverarbeitung und Beratungsbedarf ab. Für ODC Legal erhalten Sie ein individuelles Angebot nach Klärung Ihrer Ausgangslage.

Ein sinnvoller Kostenvergleich berücksichtigt die Erstaufnahme und die laufende Betreuung. Prüfen Sie bei jedem Anbieter, welche Leistungen tatsächlich enthalten sind und welche separat berechnet werden.

Diese Faktoren bestimmen Ihren Aufwand

• Anzahl der Standorte, Gesellschaften und beteiligten Fachabteilungen.
• Art und Umfang der Daten sowie besondere Risiken Ihres Geschäftsmodells.
• Qualität vorhandener Verträge, Datenschutzinformationen und Prozesse.
• Bedarf an Schulungen, regelmäßigen Audits und Unterstützung bei neuen Projekten.
• Vereinbarte Erreichbarkeit und Bearbeitung besonderer Datenschutzvorfälle.

Zum Vergleich: ODC Legal nennt im Ratgeber zu DSB-Pflichten als allgemeine Orientierung monatliche Kosten ab etwa 250 Euro für kleinere und ab etwa 500 Euro für mittelgroße Unternehmen. Das sind keine verbindlichen Tarife für diese Leistung.

Ihr Angebot schafft Klarheit: Wir besprechen Bestandsaufnahme, laufende Beratung, zusätzliche Projekte und Vertragsbedingungen vor der Beauftragung. So können Sie das Budget mit dem erforderlichen Leistungsumfang abgleichen.

Betreuungsbedarf und Kosten im Erstgespräch besprechen

So läuft die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten ab

1. Bedarf klären und Betreuung vereinbaren

Sie schildern Geschäftsmodell, Unternehmensgröße und bisherige Datenschutzmaßnahmen. Wir klären den Prüfbedarf, mögliche Interessenkonflikte und den passenden Leistungsumfang.

Der Vertrag regelt Aufgaben, Vergütung, Laufzeit, Erreichbarkeit und den Umgang mit vertraulichen Informationen. Ein konkreter Starttermin wird mit Ihnen abgestimmt.

2. Benennung und Kontaktwege dokumentieren

Die Benennung sollte schriftlich dokumentiert werden. Kontaktdaten des DSB sind zu veröffentlichen und der zuständigen Aufsichtsbehörde mitzuteilen. Dafür richten Sie einen direkten, vertraulichen Kontaktweg ein, etwa eine geeignete E-Mail-Adresse.

Der DSB wird frühzeitig in Datenschutzfragen einbezogen und berichtet unmittelbar an die höchste Managementebene. Er benötigt Zugang zu relevanten Informationen und ausreichende Ressourcen.

3. Bestandsaufnahme und laufende Zusammenarbeit

Wir sichten Ihre Unterlagen, besprechen zentrale Prozesse und priorisieren Maßnahmen. Anschließend begleiten wir die vereinbarten Datenschutzaufgaben mit regelmäßiger Abstimmung.

Unterlagen für den Einstieg

Diese Übersicht hilft bei der Vorbereitung der Bestandsaufnahme. Vorhandene Unterlagen genügen; fehlende Dokumente werden im Maßnahmenplan berücksichtigt.

Warum ODC Legal an Ihrer Seite?

Sarah Op den Camp ist seit 2013 Rechtsanwältin und verfügt über Berufserfahrung als Inhouse-Juristin unter anderem in Automotive, Rail und Medical. Sie kennt rechtliche Fragen aus der Perspektive unternehmerischer Entscheidungen.

Sie ist Fachanwältin für Handels- und Gesellschaftsrecht sowie für Urheber- und Medienrecht. Bei ODC Legal erhalten Sie persönliche Beratung mit Blick auf die Schnittstellen von Datenschutzrecht, Verträgen und digitalen Geschäftsmodellen.

Die DSB-Rolle und zusätzliche anwaltliche Mandate werden klar abgegrenzt. Bei einer weitergehenden Interessenvertretung prüfen wir insbesondere mögliche Interessenkonflikte. Damit bleiben unabhängige Datenschutzkontrolle und anwaltliche Beratung sauber organisiert.

Ein klarer Ansprechpartner: Sie besprechen Ihre Fragen direkt mit Ihrer Rechtsanwältin und erhalten verständliche Empfehlungen für die weitere Umsetzung.

Passend zum Unternehmen: Die Betreuung orientiert sich an Ihren Prozessen, Risiken und Ressourcen. So entsteht eine Datenschutzorganisation, mit der Ihre Mitarbeiter arbeiten können.

Vertrauen durch Transparenz: Umfang und Kosten werden vorab besprochen. Weitergehende Datenschutz- und Compliance-Beratung kann abgestimmt hinzukommen.

Häufig gestellte Fragen zum externen Datenschutzbeauftragten

Kann ein externer Datenschutzbeauftragter die Haftung übernehmen?

Ein externer Datenschutzbeauftragter übernimmt keine pauschale Haftung für die Rechtskonformität des Unternehmens. Bei eigenen schuldhaften Pflichtverletzungen können vertragliche Haftungsansprüche bestehen. Leistungsabgrenzung und ausreichender Berufshaftpflichtschutz sind deshalb wichtige Auswahlkriterien.

Die Verantwortung des Unternehmens für die Einhaltung der DSGVO bleibt bestehen. Fachkundige Beratung und Kontrollen helfen, Datenschutzverletzungen und Bußgeldrisiken zu reduzieren; eine Garantie lässt sich daraus nicht ableiten.

Kann die Geschäftsführung selbst Datenschutzbeauftragter sein?

Die Geschäftsführung entscheidet regelmäßig über Zwecke und Mittel der Verarbeitung. Eine gleichzeitige DSB-Tätigkeit führt deshalb typischerweise zu einem unzulässigen Interessenkonflikt. Auch andere Leitungsfunktionen sind auf solche Konflikte zu prüfen.

Ist ein Zertifikat für externe Datenschutzbeauftragte vorgeschrieben?

Maßgeblich sind die berufliche Qualifikation, Fachwissen im Datenschutzrecht und in der Datenschutzpraxis sowie die Fähigkeit zur Aufgabenerfüllung. Ein bestimmtes Zertifikat schreibt die DSGVO nicht allgemein vor. Prüfen Sie Erfahrung, Fortbildung und Verständnis für Ihre Branche.

Kann ich meinen bisherigen Datenschutzbeauftragten wechseln?

Ja, grundsätzlich ist ein Wechsel möglich. Zu prüfen sind Vertrag, Kündigungsfristen und gegebenenfalls gesetzliche Schutzvorschriften. Anschließend sollten Unterlagen geordnet übergeben und veröffentlichte Kontaktdaten sowie die Mitteilung an die Aufsichtsbehörde aktualisiert werden.

Reicht eine Datenschutzberatung ohne Benennung aus?

Bei bestehender Benennungspflicht reicht eine gelegentliche Beratung allein nicht aus. Ohne Pflicht kann eine projektbezogene Lösung passen. Welche Unterstützung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, klären wir anhand Ihrer konkreten Datenverarbeitung.

Jetzt externe Datenschutzbetreuung anfragen

Sie möchten wissen, ob Sie einen DSB benötigen oder wie Sie Datenschutzaufgaben verlässlich organisieren? Besprechen Sie Ihre Situation mit ODC Legal. Sie erfahren, welche Angaben wir benötigen und wie eine passende Zusammenarbeit aussehen kann.

Jetzt kostenloses Erstgespräch vereinbaren

Für das Kennenlernen genügen zunächst Unternehmensgröße, Branche und Ihr wichtigstes Anliegen. Eine weitergehende rechtliche Prüfung oder laufende Betreuung wird gesondert vereinbart.

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