Datenschutzbeauftragter oder Rechtsanwalt: Wer passt wann wirklich?

Ein mittelständischer Online-Shop-Betreiber ruft mich an – panisch, weil gerade eine Datenpanne passiert ist und die 72-Stunden-Frist zur Meldung läuft. Sein externer Datenschutzbeauftragter sagt: „Melden Sie das."

Aber was genau gemeldet werden soll, wie die Haftung aussieht und wer mit der Aufsichtsbehörde spricht – das kann der Datenschutzbeauftragter (DSB) allein nicht klären. Genau an diesem Punkt wird die Frage „Datenschutzbeauftragter oder Datenschutzbeauftragter-Anwalt?" zur Schlüsselentscheidung für jedes Unternehmen.

In meiner täglichen Arbeit als Rechtsanwältin für Datenschutz und IT-Recht bei ODC Legal erlebe ich immer wieder, dass Unternehmen die Aufgaben von Datenschutzbeauftragten und Anwälten verwechseln – oder glauben, eine Rolle ersetze die andere.

Dabei zeigt die Praxis: Wer Datenschutz wirklich sicher aufstellen will, muss die Rollen verstehen, sauber trennen und im besten Fall koordiniert kombinieren.

Dieser Beitrag gibt Ihnen die Entscheidungsgrundlage – mit konkreten Antworten auf die wichtigsten Fragen rund um IT-Recht, Datenschutzrecht und die richtige Beratung für Ihr Unternehmen.

Key Takeaways

• In Deutschland ist ein Datenschutzbeauftragter regelmäßig ab 20 Personen Pflicht, die ständig automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten; daneben greifen die Art.-37-DSGVO-Fälle unabhängig von der Mitarbeiterzahl.
• Der DSB überwacht, berät, schult und kooperiert mit der Aufsicht – er entscheidet aber nicht anstelle des Unternehmens über Zwecke und Mittel der Verarbeitung.
• Bei der Auswahl von Datenschutzbeauftragten sind Fachkunde, Unabhängigkeit und Konfliktfreiheit zentrale Kriterien.
• Datenpannen können binnen 72 Stunden meldepflichtig sein; bei hohem Risiko müssen auch Betroffene informiert werden.
• Aufsichtsbehörden dürfen Bußgelder bis zu 20 Mio. € oder 4 % des Jahresumsatzes verhängen.
• Der EDPB warnt: Wenn externe DPO-Kanzleien ihre Mandanten zusätzlich vor Gericht vertreten, entstehen Interessenkonflikte.
• Die sauberste Lösung ist oft die koordinierte Doppelstruktur: Externer DSB für Governance, Datenschutzbeauftragter-Anwalt für Krisen, Verträge und Verteidigung.

Datenschutzbeauftragter oder Rechtsanwalt: die Kernfrage für Unternehmen

Die Frage „Datenschutzbeauftragter oder Rechtsanwalt – wen brauche ich?" beschäftigt Geschäftsführungen, Start-ups und Compliance-Verantwortliche gleichermaßen. Der Grund: Beide Rollen haben mit Datenschutz zu tun, erfüllen aber grundlegend verschiedene Funktionen – und erfordern unterschiedliche Lösungen.

• Der Datenschutzbeauftragte ist nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) primär Ansprechpartner, Berater, Überwacher und Kontaktstelle zur Aufsichtsbehörde. Er organisiert die laufende Datenschutz-Compliance im Unternehmen. Die Organisation selbst bleibt jedoch verantwortlich für die Umsetzung.
• Ein Rechtsanwalt für Datenschutzrecht unterliegt dagegen einer eigenständigen Verschwiegenheitspflicht nach § 43a BRAO und übernimmt die rechtliche Vertretung und Gestaltung – sei es bei Vertragsverhandlungen, Behördenverfahren oder der Abwehr von Bußgeldern. Das ergibt den entscheidenden Gegensatz: laufende Datenschutzorganisation auf der einen, rechtliche Schutz- und Vertretungsfunktion auf der anderen Seite.

Zentraler Ausgangspunkt jeder Datenschutz-Compliance ist, dass personenbezogene Daten nur verarbeitet werden dürfen, wenn eine der in Art. 6 DSGVO genannten Rechtsgrundlagen vorliegt – etwa eine wirksame Einwilligung, die Erfüllung eines Vertrags, eine rechtliche Verpflichtung oder ein berechtigtes Interesse des Unternehmens.

Gleichzeitig verpflichtet die DSGVO Unternehmen, betroffene Personen transparent über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren, einschließlich Zwecke, Rechtsgrundlagen und Empfänger der Daten – typischerweise in einer Datenschutzerklärung.

Wann ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist

Die Frage, wann ein Datenschutzbeauftragter Pflicht ist, lässt sich nicht pauschal beantworten. Die Bestellpflicht hängt vom Sitzland, der Art der Datenverarbeitung und der Unternehmensgröße ab. Für den DACH-Raum gelten dabei unterschiedliche Schwellen.

Die 20-Personen-Schwelle des § 38 BDSG

In Deutschland gilt gemäß § 38 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Sobald mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, muss ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Bei der Auswahl von Datenschutzbeauftragten zählen Voll- und Teilzeitkräfte, Leiharbeitende, Auszubildende, freie Mitarbeitende und Praktikanten gleichermaßen – auch im Homeoffice. Kurzfristige Unterschreitungen beseitigen die Pflicht nicht automatisch.

Unabhängig von dieser Kopfzahl greift die Bestellpflicht nach Art. 37 DSGVO auch bei öffentlichen Stellen, bei groß angelegter regelmäßiger und systematischer Überwachung von Personen sowie bei der großskaligen Verarbeitung sensibler Daten nach Art. 9 DSGVO.

Wie die IHK Stuttgart erläutert, betrifft das in der Praxis auch kleinere Unternehmen – etwa Arztpraxen oder Personaldienstleister.

Was der Datenschutzbeauftragte leistet – und wo seine Rolle endet

Gesetzliche Aufgaben des DSB

Die Europäische Kommission definiert die Aufgaben klar: Der DSB informiert und berät die Geschäftsführung und Mitarbeiter über ihre datenschutzrechtlichen Pflichten, überwacht die Einhaltung der DSGVO und des BDSG, berät bei der Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen und dient als Ansprechpartner für Betroffene sowie als Kontaktstelle zur Aufsichtsbehörde. Dabei ist die frühzeitige Einbindung des DSB Pflicht – er berichtet direkt an die oberste Managementebene.

Ein Datenschutzbeauftragter fungiert damit primär als unabhängiger Berater und Überwachungsinstanz. Er unterstützt bei der Erstellung und Prüfung von Datenschutzkonzepten, bei der Implementierung eines Datenschutz-Management-Systems und bei der Bearbeitung von Betroffenenanfragen.

In der Praxis unterstützt der DSB häufig auch beim Führen des Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO, bei der Dokumentation von Verarbeitungsvorgängen und bei der strukturierten Beantwortung von Anfragen betroffener Personen, damit die Organisation ihre Rechenschaftspflichten nachweisen kann.

Unabhängigkeit und Grenzen

Der Datenschutzbeauftragte muss weisungsfrei agieren können. Er darf keine Positionen bekleiden, in denen er über Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet. Typische Konfliktrollen, die der EDPB benennt, sind Geschäftsführung, HR-Leitung, IT-Leitung und andere Managementfunktionen mit Entscheidungsmacht über Verarbeitungstätigkeiten.

Die Unabhängigkeit von Datenschutzbeauftragten ist gesetzlich geschützt – ein Rechtsanwalt darf deshalb nicht gleichzeitig als Datenschutzbeauftragter und als Rechtsvertreter des Unternehmens in derselben Sache agieren.

Der zentrale Abgrenzungssatz

Der Datenschutzbeauftragte ist nicht der prozessführende Verteidiger Ihres Unternehmens. Das Unternehmen bleibt selbst verantwortlich; der Datenschutzbeauftragte überwacht und berät.

Er ist nicht für die operative Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen verantwortlich, sondern prüft deren Wirksamkeit. Für die rechtliche Vertretung gegenüber Aufsichtsbehörden, vor Gericht oder bei komplexer Vertragsgestaltung brauchen Sie einen Datenschutzanwalt mit Erfahrung im IT-Recht.

Wann ein Datenschutzanwalt zwingend sinnvoll wird

Datenpanne und Incident Response

Im Fall einer Datenpanne beginnt ein Wettlauf mit der Zeit: Laut EDPB-Leitlinien für KMU muss die Meldung an die zuständige Aufsichtsbehörde unverzüglich und innerhalb von 72 Stunden nach Bekanntwerden erfolgen.

Auch nicht meldepflichtige Vorfälle sind lückenlos zu dokumentieren. Bei hohem Risiko für Betroffene kommt die Pflicht zur Information der betroffenen Personen ohne unangemessene Verzögerung hinzu.

Der Datenschutzbeauftragte muss bei Vorfällen früh konsultiert werden – aber die schnelle rechtliche Bewertung, die Abstimmung des Meldeinhalts, die Haftungsanalyse und die Kommunikationsstrategie erfordern anwaltliches Know-how.

Eine systematische Risikoanalyse kann helfen, potenzielle Datenschutzvorfälle frühzeitig zu identifizieren, doch im akuten Fall brauchen Unternehmen anwaltliche Begleitung.

Streit mit der Aufsichtsbehörde

Die Befugnisse der Datenschutzbehörden sind erheblich. Wie der EDPB darlegt, dürfen Aufsichtsbehörden Informationen anfordern, Audits durchführen, Zugang zu Daten und Geschäftsräumen verlangen, Warnungen aussprechen, Verarbeitungen beschränken oder verbieten, Datenflüsse aussetzen und Bußgelder bis zu 10 Mio. €/2 % bzw. 20 Mio. €/4 % des Jahresumsatzes verhängen.

Spätestens ab einer formellen Anhörung, einer Bußgeldandrohung, einem Verarbeitungsverbot oder einem komplexen One-Stop-Shop-Verfahren ist die Anwaltsebene sachlich zwingend.

Hier geht es nicht mehr um laufende Compliance, sondern um Verteidigung, strategische Rechtspositionierung und Risikominimierung für Ihr Geschäft.

Vertragsgestaltung und Drittlandtransfers

Standardvertragsklauseln (SCCs) sind ein von der EU-Kommission vorab genehmigtes Instrument für Datenübermittlungen in Drittländer. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) betont, dass bei internationalen Transfers stets die allgemeinen DSGVO-Anforderungen und zusätzlich Kapitel V zu prüfen sind.

Die finalen EDPB-Guidelines 02/2024 zu Art. 48 DSGVO verschärfen die Sensibilität für behördliche Datenzugriffsersuchen aus Drittländern weiter.

Ob AV-Vertrag, Joint-Controller-Agreement, SCC-Implementierung oder Drittlandtransfer in die USA: Der Datenschutzbeauftragte kann Risiken adressieren und Geschäftsprozesse begleiten, aber die eigentliche Vertrags-, Transfer- und Verteidigungsarchitektur ist anwaltliche Kernarbeit.

Hier brauchen Unternehmen individuelle Lösungen, die über Standardkonzepte hinausgehen.

KI- und Digitalprojekte

Der AI Act ist seit 1. August 2024 in Kraft und läuft stufenweise an. Wer KI-Tools im Unternehmen einsetzt, muss Datenschutz und KI-Regulierung zusammendenken – von der Datenschutz-Folgenabschätzung über die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung bis hin zur Erstellung von Datenschutzerklärungen für KI-gestützte Dienste.

Diese Schnittstelle zwischen IT-Recht, Datenschutzrecht und Digitalisierung erfordert fundierte rechtliche Beratung. Einen tieferen Einblick in die urheberrechtlichen Aspekte von KI gibt auch unser Beitrag zu KI und Urheberrecht.

Handlungsbedarf erkannt? Die Kanzlei ODC Legal berät Start-ups, Mittelstand und Freiberufler an der Schnittstelle von Datenschutz, IT-Recht und digitalem Wirtschaftsrecht – von der Datenpanne bis zum Drittlandtransfer. Wir entwickeln passgenaue Lösungen für Ihre Bedürfnisse.
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Warum die Kombination aus externem DSB und Datenschutzanwalt oft die sicherste Lösung ist

Externe Datenschutzbeauftragte sind nach der DSGVO ausdrücklich zulässig und für viele Unternehmen die praktikabelste Lösung. Ein externer Datenschutzbeauftragter bringt Fachkunde, Unabhängigkeit und Erfahrung aus verschiedenen Branchen mit, ohne interne Interessenkonflikte zu riskieren.

Gerade für Start-ups und den Mittelstand ist die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten oft wirtschaftlicher als eine interne Stelle, da spezialisierte Dienstleister die Arbeit eines Datenschutzbeauftragten mit der Implementierung von Datenschutz-Management-Systemen verbinden – häufig mit TÜV-Zertifizierung oder vergleichbarer Fachkunde.

Doch der EDPB-CEF-Bericht 2024 dokumentiert ein reales Problem: DPOs werden in der Praxis häufig mit Zusatztätigkeiten belastet. 45,1 % der befragten Datenschutzbeauftragten geben an, zusätzlich Verträge zu entwerfen oder zu verhandeln, 36,1 % führen selbst Datenschutz-Folgenabschätzungen durch, und 20,7 % treffen sogar Entscheidungen über Verarbeitungstätigkeiten.

Besonders problematisch: Der EDPB nennt ausdrücklich Fälle, in denen externe DPO-Kanzleien ihre Mandanten zusätzlich in Datenschutzverfahren vor Gericht vertreten – und dadurch Interessenkonflikte riskieren.

Die sauberste Struktur lautet daher:

• Externer Datenschutzbeauftragter für Governance, Monitoring, Schulung und Behördenkontakt in der laufenden Betreuung  und

• Datenschutzanwalt für Krisen, Verträge, Verfahren und strategische Rechtspositionierung.

Diese Rollentrennung vermeidet Konflikte und bietet Ihrem Unternehmen maximale Sicherheit und Rechtssicherheit.

Die Frage sollte nicht lauten, ob ein externer Datenschutzbeauftragter ein Anwalt sein muss – sondern wie beide Rollen sinnvoll aufeinander abgestimmt werden. Wir verbinden genau diese Anliegen: Datenschutz-Compliance, Vertragsrecht und IT-Recht aus einer Hand, aber mit klarer Rollentrennung. Wir bieten laufende Unterstützung als Datenschutzbeauftragte, oder Unterstützung Ihres Datenschutzbeauftragten im Krisenfalle.

Auch Unternehmen ohne formale Bestellpflicht müssen die DSGVO vollständig einhalten. Der EDPB empfiehlt in solchen Fällen eine freiwillige Benennung von Datenschutzbeauftragten oder zumindest eine verantwortliche Kontaktperson im Unternehmen.

Checkliste für die Erstbewertung im Unternehmen

Prüfen Sie Schritt für Schritt, wo Ihr Unternehmen steht – diese Fragen helfen Ihnen bei der Erstbewertung, ob Sie einen Datenschutzbeauftragten, einen Anwalt oder beides benötigen. Auf Basis der Ergebnisse lassen sich zielgerichtete Lösungen entwickeln:

• Kopfzahl und Tätigkeitsprofil: Beschäftigen Sie mindestens 20 Personen mit regelmäßiger automatisierter Verarbeitung personenbezogener Daten?
• Kerntätigkeit: Liegt Ihre Kerntätigkeit in der umfangreichen regelmäßigen Überwachung von Personen oder in der Verarbeitung sensibler Daten?
• Konfliktfreiheit: Ist die vorgesehene DSB-Person frei von Rollen, in denen sie über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheidet?
• Vorfälle und Anfragen: Gab es bereits Datenpannen, Betroffenenanfragen oder Kontakte mit der Datenschutzaufsicht?
• Drittlandtransfers: Nutzen Sie Cloud-Dienste, Marketing-Tools oder Dienstleistungen mit Datentransfer in die USA oder andere Drittländer?
• KI- und Digitalprojekte: Setzen Sie KI-Tools, automatisierte Entscheidungssysteme oder neue digitale Geschäftsprozesse ein?
• Vertragslandschaft: Sind Ihre AV-Verträge, Datenschutzerklärungen und Einwilligungen aktuell und DSGVO-konform?
• Zuständigkeiten: Sind Datenschutz-Verantwortlichkeiten dokumentiert und allen Mitarbeitern bekannt?

Dokumentierte Praxisfälle aus Aufsicht und Rechtspraxis

Fallbeispiel Drittlandtransfer: TikTok-Bußgeld 530 Mio. Euro

Die Irish Data Protection Commission verhängte 2025 gegen TikTok ein Bußgeld von 530 Mio. Euro und ordnete Korrekturmaßnahmen wegen Transfers von EEA-Nutzerdaten nach China an. Dieser Fall ist der stärkste dokumentierte Beleg dafür, warum Transfergestaltung und aufsichtsrechtliche Verteidigung anwaltliche Tiefe erfordern – und weit über die Tätigkeit eines Datenschutzbeauftragten hinausgehen.

Fallbeispiel DPO-Rollenkonflikt

Der EDPB-CEF-Bericht 2024 dokumentiert europaweit Konfliktrisiken, wenn Datenschutzbeauftragte zusätzliche Aufgaben übernehmen. Ausdrücklich genannt werden externe DPO-Kanzleien, die ihre DPO-Mandanten zusätzlich in Datenschutzstreitigkeiten vor Gericht vertreten – ein Fall, der regelmäßig die Unabhängigkeit von Datenschutzbeauftragten gefährdet.

Fallbeispiel Aufsichtspraxis Deutschland: Hessen 2025

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit (HBDI) meldete 2025 einen Sprung der Datenschutzbeschwerden um 58 % auf 6.070 sowie 47 Geldbußen. Im hessischen Tätigkeitsbericht wird zudem ein sanktionierter Rechtsanwalt erwähnt, der auf Instagram Strafakten mit personenbezogenen Daten veröffentlichte. Diese Konsequenzen zeigen: Die Schwelle zwischen laufender Datenschutzorganisation und akuter Rechtseskalation ist schneller überschritten, als viele Unternehmen denken.

Internationale Entwicklungen und Trends

Diese Entwicklungen erhöhen den Handlungsbedarf für Unternehmen im DACH-Raum und unterstreichen, warum die saubere Rollentrennung zwischen Datenschutzbeauftragten und Datenschutzanwalt wichtiger wird:

• AI Act und Datenschutz wachsen zusammen: Der AI Act ist seit August 2024 in Kraft; einzelne Pflichten gelten bereits, weitere folgen gestuft bis 2026/2027. Für die Nutzung von KI in Geschäftsprozessen müssen Unternehmen Datenschutzanforderungen und KI-Compliance zusammendenken – von der DSFA über Transparenzpflichten bis zur Erstellung angepasster Datenschutzkonzepte. Gerade für junge Unternehmen ergeben sich daraus neue Pflichten, die wir in unserem Beitrag zu Startup Compliance ausführlich beleuchten.
• Art. 48 DSGVO verschärft: Die finalen EDPB-Guidelines 02/2024 zu Art. 48 vom Juni 2025 erhöhen die praktische Komplexität bei staatlichen Datenzugriffsersuchen aus Drittländern. Für Unternehmen mit US-Cloud-Diensten oder internationalen Geschäftsprozessen bedeutet das: Fragestellungen zu Drittlandtransfers erfordern zunehmend anwaltliche Prüfung und Vertragsgestaltung.
• Enforcement-Risiken steigen: Die TikTok-Entscheidung zeigt, dass internationale Datentransfers kein Randthema mehr sind, sondern harte Risiken erzeugen. In der Welt der Digitalisierung brauchen Unternehmen belastbare Datenschutzlösungen – und im Umgang mit Aufsichtsbehörden rechtliche Unterstützung, die über die Beratung von Datenschutzbeauftragten hinausgeht.

Fazit: Datenschutzbeauftragter und Anwalt – keine Frage des Entweder-Oder

Die Antwort auf die Frage „Datenschutzbeauftragter oder Rechtsanwalt?" ist kein weichgespültes „kommt darauf an", sondern eine klare Entscheidungslogik: Pflicht, Monitoring, Schulung, DSFA-Begleitung und Behördenkontakt sprechen für den Datenschutzbeauftragten. Krise, Verfahren, Vertragsarchitektur, Drittlandtransfer und strategische Rechtspositionierung sprechen für den Datenschutzanwalt.

Die juristisch und praktisch sauberste Lösung ist in vielen Fällen die koordinierte Doppelstruktur ohne Rollenkonflikt: Ein externer Datenschutzbeauftragter sichert die laufende Datenschutz-Compliance und die Implementierung von Datenschutzlösungen, ein spezialisierter Anwalt für Datenschutzrecht übernimmt die Schritt-für-Schritt-Begleitung bei rechtlichen Herausforderungen. Ist der externe Datenschutzbeauftragte selbst Anwalt, benötigen Sie anwaltlichen Beistand von außen nur im Notfall.

So schaffen Sie Schutz, Sicherheit und Rechtssicherheit für Ihr Unternehmen – ohne Bedenken hinsichtlich Interessenkonflikten.